Wajib Tahu, Ini Dia Tips Menyimpan Dokumen dan Arsip Kertas agar Tidak Rusak

penataan arsip dari Crown

Di era digital seperti sekarang ini, penyimpanan dokumen kertas mungkin sudah tak lagi dirasa perlu. Meski begitu, dalam praktiknya tidaklah seperti itu. Masih ada banyak alasan untuk menyimpan dokumen ataupun arsip secara fisik, dan Anda bisa manfaatkan layanan penataan arsip dari Crown apabila Anda memiliki keterbatasan tempat atau sistem untuk melakukannya.

penataan arsip dari Crown
penataan arsip dari Crown

Ada beberapa alasan mengapa dokumen ataupun arsip fisik masih dibutuhkan, dan bahkan lebih unggul dibandingkan dokumen digital, seperti:

  • Dokumen kertas tidak rentah akan ancaman cyber security seperti pembobolan data.
  • Salinan dokumen dalam bentuk kertas bisa jadi backup penting dalam kasus kehilangan daya.
  • Dokumen kertas lebih mudah diakses.
  • Masih ada beberapa dokumen resmi yang belum bisa didigitalkan.

Cara Menyimpan Dokumen dan Arsip Kertas

Pada dasarnya, cara terbaik untuk menyimpan dokumen kertas bergantung pada seberapa banyak dokumen yang akan Anda simpan, dan seberapa besar budget yang Anda miliki untuk kebutuhan penyimpanan ini.

Untuk menyimpan dokumen dan arsip kertas, Anda bisa gunakan cara-cara berikut ini:

  1. Penyimpanan di dalam ruang penyimpanan di kantor.

Alternatif yang satu ini adalah opsi yang paling direkomendasikan untuk kebutuhan pribadi ataupun bisnis kecil dengan jumlah dokumen yang relatif kecil. Apabila Anda merasa solusi ini yang paling pas untuk Anda, pastikan bahwa Anda memiliki seluruh perlengkapan maupun peralatan yang dibutuhkan.

Untuk dokumen yang sangat penting, gunakan penyimpanan anti api. Akan tetapi, jika Anda memutuskan untuk menggunakan rak penyimpanan dokumen yang biasa, pastikan bahwa raknya ada di lokasi aman dan isinya diatur agar rapi.

  1. Penyimpanan di layanan gudang dokumen.

Cara termudah untuk menyimpan dokumen dan arsip adalah menyimpannya di gudang atau ruang penyimpanan yang ada di kantor. Akan tetapi, rupanya cara ini tidak semudah itu dalam kondisi tertentu.

Misalnya untuk perusahaan yang skalanya masih kecil, sehingga space yang tersedia di kantor terbatas. Di samping itu, untuk perusahaan yang skalanya jauh lebih besar dengan jumlah dokumen yang jauh lebih banyak, penyimpanan ini belum tentu bisa dilakukan sendiri.

Pengelolaan dokumen oleh layanan gudang dokumen seperti yang disediakan oleh Crown juga bisa membantu Anda menghemat waktu, biaya, dan tenaga. Soalnya, penyimpanan di lokasi milik kantor tentu juga butuh pengelolaan, kan? Untuk bantu jaga efisiensi biaya, waktu, dan tenaga, Anda bisa serahkan tugas penyimpanan dokumen serta arsip ke pihak ketiga yang sudah berpengalaman dan terpercaya.

Itu dia rangkuman penjelasan mengenai cara penyimpanan dokumen dan arsip dalam bentuk fisik (kertas). Terlepas dari era digital saat ini, nyatanya dokumen fisik masih banyak digunakan dan bahkan memiliki berbagai kelebihan dibandingkan dokumen digital. Semoga ulasan tadi membantu Anda dalam pengelolaan arsip fisik dengan lebih baik, ya!

You May Also Like

About the Author: Masdyansyah

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *