Salah satu bentuk pengamanan data dan dokumen penting adalah dengan melakukan pemusnahan dokumen arsip. Bahkan, proses ini perlu dilakukan baik oleh perusahaan besar maupun kecil, hingga organisasi maupun individu. Tak hanya itu saja, pemusnahan dokumen juga harus dilakukan untuk dokumen fisik maupun digital.

Metode Pemusnahan Dokumen Kertas

Untuk dokumen kertas, metode pemusnahan yang paling umum dilakukan adalah shredding. Salah satu alasannya adalah karena shredding merupakan metode yang cepat, mudah, dan hemat biaya.

Proses shredding ini bisa dilakukan sendiri sehingga perusahaan bisa melakukannya kapan saja pemusnahan dokumen perlu dijalankan. Bahkan, dokumen yang sudah di-shredding bisa didaur ulang selama data yang ada di dokumen benar-benar sudah tidak bisa dibaca atau diakses kembali.

Alternatif lainnya adalah dengan menggunakan layanan pemusnahan dokumen arsip pihak ketiga. Untuk opsi yang satu ini, perusahaan penyedia layanan pemusnahan dokumen bisa melakukan shredding secara off-site maupun onsite, tergantung kebutuhan Anda.

Meski begitu, biasanya shredding secara onsite jauh lebih direkomendasikan karena artinya Anda masih memiliki kontrol dan bisa melakukan monitoring terkait dengan kepastian keamanan serta kerahasiaan informasi dalam dokumen.

Layanan pemusnahan dokumen dari pihak ketiga juga bisa Anda akses kapan saja Anda membutuhkannya. Anda hanya perlu membuat janji dengan pihak penyedia layanan perihal waktu dan tanggal, dan mereka akan datang ke kantor sesuai kesepakatan.

Metode Pemusnahan Dokumen Digital

Tak hanya dokumen kertas saja yang perlu dimusnahkan, tapi dokumen digital juga. Hanya saja, pemusnahan dokumen digital tidaklah sesimpel menghapus data dari komputer atau perangkat elektronik saja. Pasalnya, Anda juga harus tahu bahwa di dalam sistem elektronik juga ada yang namanya penyimpanan backup. Artinya, informasi yang dihapus sebenarnya masih akan tersimpan di perangkat dalam jangka waktu tertentu.

Oleh karena itu, pemusnahan dokumen digital butuh langkah ekstra untuk memastikan bahwa semua data benar-benar sudah dihapus dan tak lagi bisa diakses kembali oleh siapa saja. Untuk mencapai tujuan tersebut, Anda bisa manfaatkan layanan pemusnahan dokumen yang sudah berpengalaman menangani pemusnahan dokumen digital.

Salah satu metode yang biasa dilakukan adalah degaussing. Di sini, komponen magnetik pada perangkat penyimpanan dokumen digital akan disingkirkan agar perangkat tak lagi bisa digunakan. Baru setelah itu, perangkat penyimpanan tadi (misalnya hard disk dan flash disk) akan dihancurkan secara fisik menggunakan metode pencacahan maupun penggilasan berstandar industri.

Baik itu kebutuhan untuk pemusnahan dokumen kertas maupun digital, keduanya sama-sama bisa difasilitasi oleh Crown Records Management (CRM). Oleh karena itu, Anda tak perlu khawatir apakah dokumen yang Anda miliki bisa dimusnahkan atau tidak. Ditambah lagi, prosedur pemusnahan dokumen arsip yang dijalankan oleh CRM juga dijamin benar, memprioritaskan keamanan dan kerahasiaan data, serta sesuai dengan regulasi yang berlaku.

Sumber:

https://ico.org.uk/for-organisations/sme-web-hub/whats-new/blogs/practical-methods-for-destroying-documents-that-are-no-longer-needed/